Bij een bedrijfsoverdracht of overname gaat het bedrijf over, maar de administratie van de voorgaande jaren blijft belangrijk. Het Nederlandse recht vraagt dat u de gegevensdragers zeven jaar bewaart. Begin daarom met een overzicht van wat er is, per jaar en per systeem, en leg vast wie de stukken na de overdracht bewaart.
Ondernemers die hun bedrijf overdragen, vragen vooral wat ze mee moeten geven. De onderdelen hieronder volgen de volgorde waarin u het zelf het best aanpakt. Bij elke stap staat wat het resultaat moet zijn.
Welke administratie moet u bewaren bij een bedrijfsoverdracht?
De administratieplicht geldt voor lichamen en voor natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen. AWR artikel 52 De wet spreekt over boeken, bescheiden en andere gegevensdragers. Dat omvat stukken op papier en digitale bestanden.
De kern van de regel luidt: "Voorzover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, zijn administratieplichtigen verplicht de in de voorgaande leden bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren."
De wet begint met de woorden voor zover de belastingwet niet anders bepaalt. Vraag uw accountant of een stuk daar onder valt voordat u iets weggooit. Het overzicht van wat u al heeft, zet u op een rij met de inventarisatie van uw bedrijfsgegevens. De bewaartermijnen per soort stuk vindt u in de bewaartermijnen-tool.
Lees voordat u begint BV liquideren in Nederland en Bedrijf verkopen in Nederland.
Gidsen voor ondernemers die bedrijfsdata verkopen · Data checken
Welke aangiften staan nog open na het stoppen?
Stoppen met een bedrijf betekent niet dat alle aangiften stoppen. Uitschrijven bij de Kamer van Koophandel kost niets: "Nee, uitschrijven bij KVK is gratis." Daarna blijft de aangifteplicht bestaan zolang er aangiften staan in Mijn Belastingdienst Zakelijk. KVK, stoppen en uitschrijven
U krijgt een brief over uw laatste btw-aangifte. Daarna stopt uw btw-plicht. Voor de inkomstenbelasting doet u het jaar na uitschrijving nog aangifte.
In welke volgorde draagt u de administratie over?
- Maak het overzicht per jaar. Resultaat: één lijst met per jaar de soort stukken, het systeem en de plek waar ze staan. Begin met de inventarisatie van uw bedrijfsgegevens.
- Zet de openstaande aangiften op een rij. Resultaat: een lijst van wat nog naar de Belastingdienst moet, met de datum van de laatste btw-aangifte. Gebruik de stappen van de KvK hierboven.
- Leg vast wie bewaart. Resultaat: een schriftelijke afspraak in de overeenkomst met de naam van de bewaarder en de plek van de stukken. Wilt u alle stappen in één lijst? Gebruik de opvolgingschecklist.
- Laat de overdracht bevestigen. Resultaat: een ontvangstlijst met de jaren en soorten stukken, getekend door de koper of opvolger.
Wat als een deel van de administratie ontbreekt?
Noteer wat ontbreekt en waarom. Vraag uw accountant of boekhouder welke stukken bij hem liggen en welke alleen bij de bank of in het boekhoudsysteem staan. Los het ontbrekende jaar op voordat de overdracht rond is.
Bij een bv na liquidatie vraagt u de notaris of de vereffenaar welke regels voor de bewaring gelden. Die vraag stelt u het best voordat de liquidatie begint.
Uw volgende stap: de lijst van uw bedrijfsgegevens
Zet de gegevens van uw bedrijf op een rij, systeem voor systeem, met de inventarisatie van uw bedrijfsgegevens. Zo ziet u wat klaarstaat voor een koper of opvolger en wat nog ontbreekt. Wilt u eerst weten wat het bedrijf waard is? Begin dan met een inschatting. Begin met de stappen hierboven, dan heeft u de lijst al half klaar.
Bronnen: Algemene wet inzake rijksbelastingen en Kamer van Koophandel.