Antes de hablar de sucesión, tome tres decisiones este trimestre: quién toma el relevo, en qué fecha deja usted el puesto operativo y qué registros entregará. Esta página le da el orden para España, los profesionales a los que conviene llamar y los documentos que necesita quien le suceda.
¿Quién toma el relevo: familia, equipo o un comprador?
La ruta que elija cambia el resto de la lista. En una empresa familiar española hay tres caminos habituales.
- Familia. Un hijo u otro familiar toma el mando. Aquí el protocolo familiar sirve para fijar cómo se toman las decisiones y cómo se gestiona la sucesión.
- Equipo directivo o socios. El orden es el mismo, pero la familia conoce menos a estas personas, así que conviene dejar más cosas por escrito.
- Un comprador. Es una venta. Los pasos de esta página siguen valiendo, y cambia quién pide los registros.
Si todavía no lo tiene claro, escriba una línea por cada opción con el nombre de la persona y la fecha en que querría dejar el puesto operativo. Esa fecha es la primera decisión, porque fija el calendario de todo lo demás.
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¿Qué debe preparar primero?
Divida el trabajo en tres tramos. Cada tramo se apoya en el anterior.
Este mes
- Elegir a la persona o a las personas candidatas y la fecha de salida del puesto operativo.
- Prepare una línea por candidato con lo que ya hace en la empresa y lo que le falta.
- Hablar con la persona elegida antes de poner nada por escrito.
- Prepare una reunión y dos o tres preguntas.
- Hacer el inventario de registros y sistemas, como se explica más abajo.
Este año
- Decidir quién manda en cada área y durante cuánto tiempo acompaña usted.
- Prepare la lista de decisiones que toma hoy y quién las tomará después. La Cátedra de Empresa Familiar de la UIC indica que el protocolo establece las normas y procedimientos para la toma de decisiones en la empresa familiar, así que este es el momento de ponerlas por escrito.
- Acordar cómo se resolverán los conflictos entre la familia y la empresa.
- Prepare los puntos de desacuerdo que ya han aparecido. La misma fuente describe el protocolo como un mecanismo para resolver los conflictos que puedan surgir.
- Ordenar las cuentas de la empresa para que cualquier valoración parta de cifras limpias.
- Prepare los últimos balances, la lista de deudas y los avales personales que haya firmado.
Antes del relevo
- Firmar los acuerdos con el notario o el abogado que elija.
- Prepare el borrador acordado con su asesor fiscal.
- Si tiene plantilla, acordar con el asesor laboral cómo y cuándo se informa a los empleados.
- Prepare la lista de plantilla con antigüedad y el convenio que aplica.
- Entregar accesos, contratos y archivos, y fijar un periodo en el que siga localizable.
¿A qué profesional llama, y en qué orden?
Cada cifra o régimen fiscal que necesite lo dará un profesional sobre su caso concreto. Llámelos en este orden.
- Asesor fiscal o economista. Va primero, porque fotografía el patrimonio, las cuentas y el impacto fiscal del relevo. Lleve los últimos balances, las declaraciones, la lista de bienes personales y de empresa, y la fecha elegida.
- Abogado especializado en empresa familiar, o notario. Redacta el protocolo y los actos de transmisión. Pregúntele qué forma debe tener el protocolo en su caso, privada o pública, y qué efecto tendrá. Lleve el borrador del asesor fiscal, los documentos de identidad y la lista de bienes que se transmiten.
- Graduado social o asesor laboral. Si tiene plantilla, va antes de firmar. Lleve la plantilla con antigüedad y el convenio colectivo aplicado.
La Cátedra de Empresa Familiar de la UIC describe el protocolo familiar como un documento legal y estratégico. La misma fuente añade que no es un documento legalmente vinculante en todos los países, así que pregunte a su abogado qué efecto tendrá en su caso.
¿Qué registros necesita su sucesor?
Quien le suceda debe poder dirigir la empresa sin llamarle a usted el primer día. Haga el inventario en tres columnas: qué hay, dónde está y quién tiene acceso.
- Contratos con clientes, proveedores, bancos, alquileres y leasing.
- Expedientes del personal, contratos, vacaciones y permisos pendientes.
- Archivo contable, balances y declaraciones de los últimos años.
- Licencias, autorizaciones y seguros.
- Credenciales de dominios, programas de gestión, correo y cuentas en línea.
Si hay un comprador de por medio, la guía para ordenar los archivos antes de vender explica qué pedirá y en qué formato. Otras guías están en la sección de guías.
¿Y si el relevo es una venta?
Si nadie de la familia ni del equipo toma el relevo, la salida es vender a un tercero. Los pasos de esta página siguen valiendo: la fecha, el inventario, el asesor fiscal primero y el notario para el acto. Cambia quién paga y quién revisa los documentos, porque el comprador los pedirá todos. Antes de buscar comprador, puede describir sus registros en la estimación y ver el siguiente paso.
Su próximo paso
Abra la herramienta de checklist de sucesión, marque lo que ya tiene e imprima el resto como lista para su asesor fiscal.
Referencia de esta página: Cátedra de Empresa Familiar Bosch i Aymerich, UIC.